La stesura di un contratto di assistenza informatica non è una mera formalità burocratica, ma l’opportunità per stabilire in maniera chiara e inequivocabile le aspettative del cliente e le responsabilità del fornitore. È il momento per definire la portata dei servizi, la tempistica degli interventi, le modalità di supporto e, non meno importante, le garanzie offerte in caso di disservizi.
Il presente documento si propone di guidare il lettore, sia esso un fornitore di servizi informatici o un cliente alla ricerca della giusta protezione per la propria infrastruttura IT, attraverso ogni fase della creazione di un contratto di assistenza informatica. Partendo dalla rassegna dei principali tipi di servizio e dei modelli di contratto, si passerà alla descrizione delle clausole chiave, fornendo infine preziosi consigli su come negoziare termini vantaggiosi per entrambe le parti, evitando le trappole comuni e le ambiguità che spesso portano a disaccordi.
Come scrivere un contratto di assistenza informatica
In un contratto di assistenza informatica, il documento inizia con l’identificazione delle parti coinvolte, specificando i loro nomi, qualifiche come legale rappresentante, indirizzi completi includendo città e via, così come i loro codici fiscali, partite IVA e numero di iscrizione al Registro delle Imprese. Quindi, il testo del contratto porta alla luce i termini e le condizioni sotto i quali il rapporto contrattuale sarà condotto.
All’inizio, si delinea l’impegno della società erogatrice del servizio di manutenzione, sottolineando la regolarità e la professionalità con cui le operazioni di manutenzione saranno effettuate. Queste operazioni saranno svolte presso la sede dell’azienda cliente da tecnici altamente specializzati. Viene quindi precisato che il pagamento di un canone anticipato darà diritto all’azienda cliente di ricevere un pacchetto di servizi inclusivi di manutenzioni periodiche, interventi su richiesta, forniture di pezzi e materiali di ricambio, oltre alla manodopera necessaria per l’installazione e il collaudo di questi ultimi.
Successivamente, il contratto specifica cosa è incluso nel canone e cosa viene invece addebitato separatamente. Questo comprende una distinzione tra le forniture coperte dal canone stesso e quelle escluse, come i materiali di consumo o le parti di ricambio richieste a causa di danneggiamenti attribuibili all’uso improprio dei dispositivi da parte dell’azienda cliente. Questo passaggio è fondamentale per prevenire malintesi futuri riguardo le spese.
Poi, viene definito l’importo del canone annuo di assistenza, specificando che tale somma sarà pagata anticipatamente da parte dell’azienda cliente ogni anno aggiungendo dettagli sullo sconto applicabile durante il periodo di garanzia dei beni forniti dalla società erogatrice del servizio, qualora fosse applicabile. Questo articolo descrive anche come verrà ricalcolato il canone se parte dell’anno rientra nel periodo di garanzia, fornendo così una chiara comprensione finanziaria all’azienda cliente.
Infine, il contratto pone le basi per la sua validità e il meccanismo di rinnovo, indicando che avrà durata annuale con possibilità di rinnovo automatico, a meno che non vi sia una disdetta espressa da una delle parti attraverso una comunicazione scritta inviata per lettera raccomandata con un preavviso di tre mesi prima della scadenza del contratto.
La conclusione del contratto prevede spazi dedicati alla data e al luogo di firma del contratto, seguiti dalle firme dei rappresentanti legali di entrambe le parti, suggellando così formalmente l’accordo.
Attraverso questo approccio dettagliato e metodico, entrambe le parti possono avere una comprensione chiara dei loro obblighi e diritti, permettendo una collaborazione armoniosa e minimizzando le possibilità di disputa o malinteso. Un contratto di assistenza informatica ben redatto è un elemento cruciale per garantire la trasparenza e la fiducia reciproca, attributi indispensabili per un rapporto di lavoro efficace e duraturo.
Modello contratto di assistenza informatica
Contratto di Assistenza Informatica
Tra:
[Nome e Cognome], in qualità di Legale Rappresentante della società [Denominazione Società], con sede legale in [Indirizzo Completo], Codice Fiscale, Partita IVA e Numero di Iscrizione al Registro delle Imprese di [Luogo di Iscrizione] n. [Numero];
e
[Nome e Cognome], in qualità di Legale Rappresentante della società [Denominazione Società], con sede legale in [Indirizzo Completo], Codice Fiscale, Partita IVA e Numero di Iscrizione al Registro delle Imprese di [Luogo di Iscrizione] n. [Numero]
ARTICOLO 1 – Oggetto del Contratto
La società [Denominazione della Società Fornitrice] si impegna a fornire alla società [Denominazione della Società Assistita] servizi di assistenza informatica per [specificare il tipo o i tipi di servizi, ad esempio: manutenzione hardware, supporto software, gestione rete], presso [la sede della società Assistita o altro luogo convenuto], attraverso il proprio personale tecnico specializzato dietro corrispettivo di un canone periodico.
ARTICOLO 2 – Condizioni Economiche
Il pagamento del canone comprende [elenco di prestazioni incluse]. Sono escluse dal canone e quindi soggette a corresponsione separata: [elenco di prestazioni, forniture o altre voci non incluse], nonché eventuali pezzi di ricambio necessari per danneggiamenti attribuibili a errato uso o ad altre cause imputabili alla società [Denominazione della Società Assistita].
ARTICOLO 3 – Canone di Assistenza e Pagamento
Il canone annuale per i servizi di assistenza è fissato in Euro [importo], pagabile anticipatamente entro il [data di pagamento] di ogni anno. Nei periodi di garanzia legale previsti per i beni forniti dalla società [Denominazione della Società Fornitrice], il canone sarà a carico della stessa. L’importo dovuto per l’anno [specificare l’anno], una volta dedotto il periodo di garanzia, sarà dunque Euro [importo].
ARTICOLO 4 – Durata e Rinnovo
Il presente contratto ha validità di un anno a partire dalla data di stipula e si rinnoverà tacitamente per periodi annuali successivi, salvo disdetta da inoltrarsi tramite lettera raccomandata entro e non oltre tre mesi prima della data di scadenza annuale.
ARTICOLO 5 – Legge Applicabile e Foro Competente
Questo contratto è regolato dalla legge italiana. Ogni controversia relativa all’interpretazione, esecuzione o rescissione del presente contratto sarà di esclusiva competenza del Foro di [Città].
Luogo e Data: [Luogo e Data]
Firma dell’Assistito
[Nome e Cognome]
Firma del Fornitore
[Nome e Cognome]