Da un punto di vista legale, una lettera di richiesta di pagamento si riferisce a un documento formale inviato da una parte a un’altra parte in cui si espongono le proprie rimostranze e si richiede il pagamento. L’obiettivo principale di una lettera di richiesta di pagamento è quello di risolvere una controversia esistente. Il mittente può scrivere una lettera di richiesta cercando di riscrivere un torto o di risolvere diversi tipi di controversie esistenti.
I termini fondamentali di una lettera di richiesta di pagamento sono cinque
Scopo della lettera
Qui la lettera chiarisce il suo scopo e stabilisce il tono per il destinatario. L’obiettivo principale è garantire che sia il destinatario sia il mittente comprendano la portata della questione. Se lo scopo della lettera non è ben specificato all’inizio, si possono creare le premesse per potenziali malintesi.
Le parti coinvolte
L’altro termine critico di una lettera di richiesta è una chiara definizione delle parti coinvolte. Sia il “mittente” che il “destinatario” devono essere ben definiti. La chiarezza nell’indicare le parti elimina la possibilità che la vostra richiesta venga esclusa per motivi tecnici se la questione va avanti in tribunale.
Data e ora
La data e l’ora sono essenziali quando si redige una lettera di richiesta di pagamento. La data indica il periodo esatto in cui il pagamento è scaduto e il tempo trascorso dal momento in cui il pagamento è stato effettuato in ritardo. Questi dettagli sono essenziali se la lettera di richiesta di pagamento non viene onorata.
L’ora e le date contribuiscono anche a determinare se, dopo l’inadempienza iniziale, siano maturate periodicamente delle penali. Per questo motivo, è essenziale che le date e gli orari siano ben definiti. La maggior parte degli avvocati che si occupano di redazione legale comprende l’importanza di avere la data e l’ora ben formulate nella lettera di richiesta di pagamento.
Descrizione dei danni
Quando si redige una lettera di richiesta di pagamento, la preoccupazione di fondo è sempre l’entità del danno causato dal mancato pagamento. Pertanto, è essenziale indicare i danni causati dal reclamo. Per questo motivo, nella stesura della lettera di richiesta di pagamento il tono deve essere formale e diretto.
È necessario includere una chiara descrizione dei danni finanziari ed emotivi causati. Assicuratevi che il destinatario comprenda l’entità dell’angoscia mentale e finanziaria causata dal mancato pagamento delle sue quote.
La richiesta di restituzione
Ogni lettera di richiesta di pagamento cerca di raggiungere un obiettivo: la restituzione. Il danneggiato spera di ottenere la restituzione del proprio denaro o una chiara tabella di marcia su come la controparte intende saldare il debito. La richiesta di rimborso mette in chiaro ciò che lo scrivente si aspetta dal debitore.
Quando si scrive una lettera di richiesta di pagamento, ci sono cose da fare e da non fare su cui concentrarsi come redattori. Vediamo come scrivere una lettera di richiesta di pagamento in modo da comunicare il messaggio e ottenere risultati.
Stabilire i fatti
È essenziale stabilire i fatti quando si scrive una lettera di richiesta di pagamento. I fatti includono il numero di volte in cui avete cercato di risolvere il problema prima di arrivare a una lettera di richiesta. Assicuratevi anche di avere tutte le comunicazioni chiare che avete avuto con il destinatario. Questi fatti aiutano a dimostrare al tribunale che il ricorso legale è l’unica opzione possibile.
Fare sempre riferimento alle prove
Spesso esiste una forma di prova a sostegno delle vostre richieste. Un esempio comune è il contratto stipulato tra il creditore e il debitore. Il contratto conferma che le due parti avevano un accordo vincolante e che alla fine sono state inadempienti. Queste informazioni aggiuntive sarebbero utili nel caso in cui la questione venisse portata in tribunale.
Indicare la propria richiesta
Nella maggior parte delle lettere di richiesta di pagamento manca la richiesta. Questa è un’aggiunta fondamentale. La richiesta di pagamento deve indicare ciò che la parte lesa vuole o si aspetta dai debitori. Che si tratti di richieste multiple o singole, è essenziale indicare l’importo in dollari della causa. La stesura di una lettera di richiesta di pagamento non è completa senza una richiesta evidente. Se possibile, allegate in modo permanente il valore della richiesta.
Stabilite una scadenza e delle conseguenze
Ogni volta che scrivete una lettera di richiesta di pagamento, assicuratevi di stabilire una scadenza e le conseguenze se il destinatario non rispetta la scadenza. Questo approccio aiuta a tenere in piedi gli inadempienti.