Una lettera di sponsorizzazione di un evento è una lettera scritta a potenziali individui o organizzazioni che potrebbero essere interessati a sponsorizzare un evento. La lettera deve contenere i dettagli dell’evento che si intende organizzare e il modo in cui si rivelerà vantaggioso per la parte sponsorizzante.
Consigli per scrivere una lettera di sponsorizzazione di un evento
-Scoprire chi contattare
È necessario stilare un elenco di potenziali sponsor e rivolgersi a loro in modo specifico. Quindi, prima di scrivere la lettera di sponsorizzazione, scoprite chi è esattamente la persona a cui dovete rivolgervi e assicuratevi di fare qualche ricerca su di loro e di indirizzare la lettera a loro.
-Conoscere il pubblico
Per ottenere lo sponsor giusto è necessario conoscere il pubblico giusto. Non troverete un’azienda di moda che sponsorizza un evento sportivo. Quindi, dovete avere una chiara definizione del vostro pubblico. Dovete anche capire la forza del vostro pubblico.
-Programma di sponsorizzazione diversificato
Dovete sapere che non tutti gli sponsor saranno grandi e disposti a sborsare un’enorme quantità di denaro. Preparate un programma dettagliato di quanto vi aspettate da uno sponsor, quindi informateli sul tipo di pubblicità che otterranno per determinate somme di denaro.
Come scrivere una lettera di sponsorizzazione di un evento
Sappiate che si tratta di una lettera formale e che deve avere un tono e un formato formali. La lettera di sponsorizzazione deve contenere i seguenti elementi.
-Indirizzo del mittente: Se utilizzate la carta intestata di un’azienda, saltate questo passaggio e passate al successivo. Se invece si tratta di una lettera personale, dovrete iniziare scrivendo il vostro indirizzo in cima alla pagina.
-Data: Aggiungete la data dopo uno spazio di riga sotto il vostro
-Indirizzo destinatario: L’indirizzo del destinatario deve essere riportato sotto la data.
-Saluto: Come per ogni lettera formale, è necessario rivolgersi al lettore in modo appropriato. Pertanto, dovreste aprire la vostra lettera con qualcosa del tipo “Egregio signore/signora”.
-Paragrafo iniziale: In questo paragrafo esprimete il vostro interesse per la sponsorizzazione del lettore e cercate di farvi pubblicità. Dovrete catturare il lettore e incoraggiarlo a continuare a leggere, e il modo migliore per farlo è elencare i vantaggi. Ad esempio, potreste dire che grazie a questa sponsorizzazione l’azienda riceverà un’esposizione a un mercato più ampio, che porterà più affari alla sua organizzazione.
-Paragrafo(i) centrale(i): nel corpo della lettera, dovrete illustrare ulteriormente i vantaggi e spiegare cos’altro potete offrire se accettano di sponsorizzarvi. Ad esempio, il loro logo sarà stampato sui biglietti, una bancarella sarà allestita all’ingresso e un volantino sarà inserito in ogni sacchetto. A questo punto dovrete fornire un po’ di informazioni di base, spiegando perché avete bisogno di una sponsorizzazione e cosa pensate di ottenere da essa. È importante elencare i motivi per cui avete contattato loro e non un’altra azienda e perché ritenete che la partnership sia ideale. Dovreste elencare gli ultimi dettagli sull’evento (se non l’avete già fatto) e spiegare come lavorate con gli sponsor.
-Paragrafo finale: Concludete la lettera facendo sapere al vostro potenziale sponsor come intendete seguirlo. Ad esempio, potreste dire che intendete richiamarlo entro la settimana per sentire le sue idee.
-Chiusura: Concludete come avete iniziato con un professionale “Cordiali saluti” o “Cordiali saluti”.
-Nome e firma: Una lettera non è completa senza il vostro nome e la vostra firma. Mantenete il tono personale con una firma autografa.
Esempio
Oggetto: Lettera di proposta per la sponsorizzazione di un evento
Scrivo questa lettera a nome della ….. per offrirvi l’opportunità di sponsorizzare la nostra serata annuale di premiazione aziendale che si terrà il …..
La serata annuale di premiazione aziendale è un evento annuale organizzato dalla nostra azienda e vogliamo che quest’anno diventiate uno degli sponsor. Tutti i preparativi sono già stati fatti dalla nostra azienda e la brochure è allegata alla lettera. Vi invitiamo a consultarla per avere una visione dettagliata dell’evento.
Potete sponsorizzare il nostro evento sia associandovi a noi che scegliendo uno dei nostri piani di sponsorizzazione. Oro, argento e platino sono i tre livelli di sponsorizzazione tra cui potete scegliere. Per conoscere i vari livelli di sponsorizzazione, potete consultare la brochure dettagliata sulla sponsorizzazione allegata alla lettera.
Stiamo incoraggiando un maggior numero di organizzazioni aziendali a sponsorizzare il nostro evento e, diventando uno sponsor di platino, avrete l’opportunità di coprire l’intero evento. Non vediamo l’ora di invitare i nostri sponsor come ospiti principali dell’evento. Vi invitiamo quindi a prendere in considerazione la nostra proposta di sponsorizzazione e a contattarci in caso di domande.
Cordiali saluti,
Firma